Saturday, October 31, 2009

あなたのメールの後半は読まれていない

あなたのメールの後半は読まれていないというブログを島岡さんがアップロードした。実験医学のコラム「第5回 英文メールの書き方②」についてである。

「あなたは自分のメールの後半が読まれていない事実を知っていますか?」

知ってる知ってる。だって私も読んでいないもん。
長々とした英語のメールなんて、読む気もしない。
最初のパラグラフだけ。ひどい時は3行しか読んでない。
いらんメールがいっぱい来るようになったので、その中から重要なメールを選ぶのは一瞬の判断である。大半はゴミ箱に捨てられて、ごく少数は次のフォルダにさっさと入れられる。あとで返事するためである。

そういうことで、コラムの2ページ目の例としてあげられた「岡田さんのメール」を読んだときは「こいつは一瞬でゴミ箱行き!」と思ったわけである。

その後どうするかは島岡さんのメールを読んでもらうことにする。基本的には英語の問題ではなく、文化の違いの問題である。

ちなみに私は英語のメールを書くときはこんな感じである。
タイトルで中身がわかるようにする。
1.知らない人の場合は自己紹介をする。
改行
2 いきなり本題
改行
3.知り合いで、書くことがあれば、近況報告(雪が降ったとか、雨ばっかりとか、どっか遊びにいったとか、学会に行ったら誰々に会ったとか、誰々の論文読んだ?とか)

重要なメールの場合は、Signature(署名)を後に入れる。知らない人へのメールの場合は「どこの馬のホネ」かわかるようにである。

名前
ポジション
所属
住所
電話番号
メールアドレス

みんなそうやって書いてくるので、私もそう書く。
ある日、日本でお世話になった先生に日本語のメールを書いていて、はたと気づいた。

このメール、ひょっとして非常に失礼なのでは??????

慌てて順序をひっくりかえしたものである。敬語とか手紙・はがきの書き方の本もひっぱりだしてきた。もともと日本で仕事をした経験がないのだが、海外で働きだしてますます失礼になっているのである。それなので、日本の企業で働いていた友達が、メールを送ってくる最後に「とりいそぎ」と書いてくると感動してしまう。

メールの管理方法については、島岡さんの「やるべきことが見えてくる研究者の仕事術 その3 プロダクティビティーをあげる時間管理術 4 GTDによるメール管理術」を読むか、Getting Things Done (GTD)のまとめを読むとお役立ちである。

今日の教訓 英語のメールは単刀直入に、日本語のメールは季節の挨拶から。

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GmailのGTD化 GmailをGTD化して効率が非常によくなったこと。

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