Wednesday, July 7, 2010

書類お片づけプロジェクト

アメリカに来て5年も経つと、いろんな書類とかがいっぱいたまってくる。私の場合、電話やら銀行やら証券会社やらの明細書も保存していたので、バインダーがいっぱいになってしまった。別に次のバインダーを買って次の書類を入れていけばいいと言えばそれまでである。だが、果たして5年前の銀行明細書あるいはクレジットカードの明細書は必要なのか????

ということで、ものすごく久しぶりにNew Englandファイナンス勉強会のメーリングリストにメールを送ってみた。

「質問です。
たまりにたまってきた書類(銀行の明細書とか、証券口座の明細書とか)を処分しようと思ったのですが、こういうのはいつまで保存しておくべきなのでしょうか?確か税金は7年間だったような気がするんですけど。」

私のファイナンスの師匠Nobuさんの返事。

「保存期間ですが税金関連は、最低3年、監査が入るかもと思ったら7年、家や投資などの資産を持っている場合は売却するまで(税額が確定するまで)と良くいいます。」

だそうだ。なるほど。

ついでに私は「PDFでダウンロードしておけば良かったのにしてなかったので、スキャナーで取り込まなければいけないという、なんとも面倒くさいこ とになってます。 あー。」

と書いた。全く持ってPDFで各明細書をダウンロードしておけば良かったのに。大抵の場所はどうも2年ぐらいしか保存してくれないらしい。私が使っているなかで唯一書類を口座を作った2005年から保存してくれているのはFidelity Investmentsであった。5年以上保存してくれるかどうかは知らないが、5年してくれているだけでありがたやありがたや。

そういうことで、保存してくれてない金融機関などの明細書などなどはスキャナーで取り込むことになったのである、残念ながら。私が持っているスキャナーはCanoScan LiDE90は安くってコンパクトであるのは良かったのだが、なんせスキャンするスピードが遅いのであった。それでダラダラとスキャンする。銀行明細書とか、かなり果てしないのである。クレジットカードの明細書もかなりうんざりする。

さてさて、メーリングリストに投稿したネタは結構もりあがって、スキャナーはどういうのがいいかという話になった。私が使っているようなガラス板のよりもAuto Document Feeder(ADF)タイプ、つまり書類をどんどん取り込んでくれる物のほうがいいという話になった。さらにどの機種のどんなもんがいいかまで話は盛り上がった。これ壊れたら、次はそういうのにしてみよう。

さて、書類はスキャンした後、シュレッダーで処分することになる。シュレッダーもリボンみたいに裁断するものではダメである。元の書類が比較的簡単に再現できるからである。もう本当に細かく裁断しなければいけない。Cross-cutというらしい。ふー。シュレッダー買ってもいいけど、とりあえずラボに持ってくか。。。。

シュレッダーの話はともかく、メーリングリストではデータ保存の話へ。せっかくPDF保存したデータもコンピューターが壊れたら終わりである。なので、バックアップを取らなければいけない。私はMacのTime Machineを使っているのでそれでいいと思っていた。だが、Nobuさんはさらに上をいっていた。なんと外部サーバーに自動バックアップをするのである。そしたらハードディスクが壊れてしまったときや、火事などでバックアップディスク丸ごと無くなったときなどの「万一」に備えて、外部サーバーに自動バックアップしているらしい。うわうわうわ。
火事ですかー。。

でも、泥棒がコンピュータ持っていっても困るしね。そういうことで、書類の保存一つにしても結構大変なのであった。

今日の教訓 そして私はまだ地道にスキャナーで書類をPDF化しているのである。

過去のブログ
Time Machine

2 comments:

F Fries said...

うっへ〜!全部PDF化ですか!わたしはtax returnで必要そうなものだけコピーして当該年のtax returnと一緒にファイルしてるだけで、あとは適当です。でも、データの外部バックアップはしてます。わたしはCarbonite(有料)とDropbox(無料)を使ってます。

Kay said...

別に全部する気はないんですけど、後であったらいいかもと思っている書類だけPDF化です。
データの外部バックアップは大切かもしれませんね。